Mailbox aanmaken via het Dashboard

Maak een email mailbox aan via de webinterface en start met het verzenden en ontvangen van emails

Voordat je begint:
Zorg dat je een domein hebt toegevoegd en dat de DNS correct is geconfigureerd via het Dashboard.

Stap 1: Navigeer naar Mailboxen

Klik in het linkermenu op "Mailboxen"

Je ziet nu een overzicht van al je bestaande mailboxen

Stap 2: Nieuwe mailbox toevoegen

Klik rechtsboven op de groene knop "+ Mailbox Toevoegen"

Er opent een formulier met de mailbox instellingen

Basis gegevens invullen

Vul de volgende gegevens in het formulier in:

Veld	Uitleg	Voorbeeld
Email adres	Het volledige email adres	`jan@jouwdomein.nl`
Naam	Volledige naam van de gebruiker	Jan Jansen
Wachtwoord	Veilig wachtwoord (min. 12 tekens)	VeiligWachtwoord123!
Bevestig wachtwoord	Herhaal het wachtwoord	VeiligWachtwoord123!

Opslagruimte (Quota) instellen

Selecteer hoeveel opslagruimte deze mailbox mag gebruiken:

Gebruik de dropdown of slider om de quota te kiezen

Standaard opties: 1 GB, 5 GB, 10 GB, 25 GB, 50 GB

Of vul een custom waarde in

Quota	Geschikt voor
1 GB	Lichte gebruikers, weinig bijlagen
5 GB	Standaard zakelijke gebruikers (aanbevolen)
10 GB	Heavy users met veel bijlagen
25 GB	Archief mailboxen, langdurige opslag
50 GB	Gedeelde mailboxen, teams

Stap 3: Mailbox aanmaken

Controleer of alle gegevens correct zijn ingevuld

Klik op de blauwe knop "Mailbox Aanmaken"

Je ziet een bevestigingsmelding wanneer de mailbox is aangemaakt

Mailbox aangemaakt!
De mailbox is direct beschikbaar voor gebruik. Je kunt nu inloggen via webmail of een email client configureren.

Wachtwoord vereisten

Wachtwoorden moeten voldoen aan de volgende eisen:

Minimaal 12 karakters lang
Minstens 1 hoofdletter
Minstens 1 kleine letter
Minstens 1 cijfer
Minstens 1 speciaal karakter (!@#$%^&*)

Sterke wachtwoorden:
Gebruik unieke, sterke wachtwoorden voor elke mailbox. Overweeg een wachtwoordmanager zoals 1Password, Bitwarden of LastPass.

Wachtwoord generator gebruiken

Het Dashboard heeft een ingebouwde wachtwoord generator:

Klik in het wachtwoord veld op het sleutel icoon

Er wordt automatisch een veilig wachtwoord gegenereerd

Klik op het kopieer icoon om het wachtwoord te kopiëren

Bewaar het wachtwoord veilig (bijvoorbeeld in een wachtwoordmanager)

Mailbox beheren

Mailbox details bekijken

Ga naar "Mailboxen" in het menu

Klik op de mailbox die je wilt bekijken

Je ziet nu alle details: naam, quota gebruik, laatste login, etc.

Mailbox instellingen wijzigen

Klik op de mailbox in het overzicht

Klik op de knop "Bewerken" rechtsboven

Pas de naam of quota aan zoals gewenst

Klik op "Opslaan"

Wachtwoord wijzigen

Als administrator kun je het wachtwoord van elke mailbox resetten:

Ga naar "Mailboxen" en klik op de mailbox

Klik op het tabblad "Beveiliging"

Klik op "Wachtwoord Wijzigen"

Voer een nieuw wachtwoord in (of gebruik de generator)

Klik op "Wachtwoord Instellen"

Geef het nieuwe wachtwoord door aan de gebruiker

Wachtwoord reset:
Als een gebruiker zijn wachtwoord is vergeten, kun je als administrator via het Dashboard een nieuw wachtwoord instellen.

Mailbox uitschakelen

Schakel een mailbox tijdelijk uit zonder deze te verwijderen:

Klik op de mailbox in het overzicht

Klik rechtsboven op de schakelaar "Actief"

De schakelaar wordt rood en de status verandert naar "Uitgeschakeld"

Uitgeschakelde mailboxen kunnen niet inloggen en ontvangen geen emails (emails worden gebounced).

Mailbox weer inschakelen

Klik op de uitgeschakelde mailbox

Klik op de rode schakelaar "Uitgeschakeld"

De schakelaar wordt groen en de mailbox is weer actief

Mailbox verwijderen

Waarschuwing:
Het verwijderen van een mailbox is permanent. Alle emails, folders en instellingen worden permanent verwijderd.

Ga naar "Mailboxen" en klik op de mailbox

Scroll naar beneden

Klik op de rode knop "Mailbox Verwijderen"

Typ het emailadres ter bevestiging

Klik op "Definitief Verwijderen"

Quota beheer

Quota gebruik bekijken

In het Mailboxen overzicht zie je direct het quota gebruik:

Ga naar "Mailboxen"

Bij elke mailbox zie je een voortgangsbalk met het gebruikte percentage

Groen = minder dan 80% vol

Oranje = 80-90% vol (waarschuwing)

Rood = meer dan 90% vol (bijna vol)

Quota verhogen

Klik op de mailbox die meer ruimte nodig heeft

Klik op "Bewerken"

Pas de "Opslagruimte (Quota)" aan naar een hogere waarde

Klik op "Opslaan"

Automatische quota waarschuwingen

Imply stuurt automatisch waarschuwingen naar gebruikers:

80% vol - Email waarschuwing aan gebruiker
90% vol - Urgente waarschuwing email
100% vol - Kan geen nieuwe emails meer ontvangen

Als administrator zie je deze waarschuwingen ook in het Dashboard bij de mailbox.

Email client configureren

Na het aanmaken kun je direct inloggen:

Webmail

Ga naar https://webmail.jouwdomein.nl

Desktop client

Configureer Outlook, Thunderbird of Apple Mail met deze instellingen:

Protocol	Server	Poort
IMAP	mail.jouwdomein.nl	993 (SSL)
SMTP	mail.jouwdomein.nl	587 (STARTTLS)

Zie de email client setup pagina voor gedetailleerde instructies.

Mailbox limieten

Limiet	Waarde
Email adres lengte	Max 64 karakters voor @
Naam lengte	Max 128 karakters
Min quota	100 MB (104857600 bytes)
Max quota	Afhankelijk van je plan
Max email grootte	25 MB per email
Max mailboxen	Afhankelijk van je plan

Best practices

Gebruik sterke wachtwoorden - Minimaal 12 karakters met cijfers, letters en symbolen
Schakel 2FA in - Voor extra beveiliging van mailboxen (2FA setup)
Stel passende quota in - Niet te laag (emails bounced) maar ook niet onnodig hoog
Monitor quota gebruik - Voorkom volle mailboxen door regelmatig te checken
Gebruik duidelijke namen - Volledige naam van de gebruiker voor herkenbaarheid
Documenteer wachtwoorden veilig - Gebruik een password manager voor het team
Schakel oude mailboxen uit - In plaats van direct verwijderen, eerst uitschakelen

Troubleshooting

Kan mailbox niet aanmaken

Controleer in het Dashboard of het domein geverifieerd is (groen vinkje)
Verifieer dat het email adres nog niet bestaat in de mailbox lijst
Check of je de limiet van je plan hebt bereikt (zie rechtsboven in Dashboard)
Zorg dat het wachtwoord voldoet aan de eisen (rode melding in formulier)
Probeer een ander emailadres als er een foutmelding verschijnt

Kan niet inloggen op webmail

Controleer in het Dashboard of de mailbox actief is (groene schakelaar)
Verifieer dat je het juiste wachtwoord gebruikt (let op hoofdletters)
Reset het wachtwoord via Dashboard → Mailboxen → Beveiliging
Wacht 5 minuten na het aanmaken voordat je probeert in te loggen

Mailbox is vol

Ga naar Dashboard → Mailboxen en klik op de volle mailbox
Klik op "Bewerken" en verhoog de quota
Of: vraag de gebruiker om oude emails te verwijderen via webmail
Check in het Dashboard welke mailboxen het meeste ruimte gebruiken

Emails komen niet aan

Controleer in het Dashboard of de mailbox niet vol is (rode balk = vol)
Ga naar Domeinen → DNS Validatie en check of MX record groen is
Test met "Test Email Versturen" functie in het Dashboard
Controleer de spam folder in webmail

Volgende stappen

Mailbox aangemaakt via Dashboard en wachtwoord genoteerd

Email client configureren (Outlook, Thunderbird, etc.)

Email aliassen instellen (info@, support@, etc.) via Dashboard

Twee-factor authenticatie activeren voor extra beveiliging

Test email verzenden en ontvangen via webmail

Mailbox klaar!
Je mailbox is aangemaakt via het Dashboard en klaar voor gebruik. Je kunt nu emails versturen en ontvangen.

Meer hulp nodig?
Bekijk de andere handleidingen voor email client setup en geavanceerde functies, of neem contact op met support@imply.nl.